Notas fiscais de vendas - visão básica

O texto a seguir tem como objetivo fornecer uma visão básica relativa ao conteúdo que deve constar nas notas fiscais de vendas bem como sintetizar algunsprocedimentos que devem ser observados no sentido de se evitar problemas com a fiscalização. Em vista da diversidade de modelos existentes, ainda que o fisco tenha estabelecido formato padrão, deixamos de reproduzir modelo da mesma, nos limitando a indicar os campos mínimos do referido documento.

CFOP O Código Fiscal de Operações e Prestações deve, obrigatoriamente, ser indicado em todas as notas fiscais de vendas. Referido código é padronizado e foi estabelecido em lei pela secretaria da fazenda de cada estado. Para maiores informações sobre este código, veja o site www.fazenda.sp.gov.br.

DATA DE EMISSÃO A data de emissão da nota fiscal deve obedecer ordem cronológica e deve-se ter especial cuidado quanto a seqüência numérica. Não é permitida a emissão posterior de nota fiscal, ou seja, a emissão da mesma deve ocorrer no ato da venda, ainda que a entrega seja futura.

DATA DE SAÍDA A data de saída indica o momento em que produto está sendo encaminhado ao destinatário.
Esta data refere-se ao momento da saída do estabelecimento vendedor e não a entrega efetiva.

DESTINATÁRIO os campos relativos ao destinatário referem-se ao comprador do produto. Referidos campos devem ser totalmente preenchidos, tendo atenção especial quanto a correta indicação do CNPJ/CPF e inscrição estadual. As rasuras, em qualquer campo, estão sujeitas a multa.

CAMPOS RELATIVOS AO PRODUTO/MERCADORIA Os campos relativos a discriminação do produto, quantidade, valor unitário, valor total, classificação, são de preenchimento obrigatório. Relativamente a classificação segundo a TIPI (tabela de incidência do IPI), sugerimos que todos os produtos sofram prévia classificação, uma vez que é este código que permite o enquadramento adequado em relação a alíquotas de pis, cofins e do próprio IPI. Em se tratando de empresa comercial, não sujeita ao IPI, a informação da classificação também é importante, em vista da aplicabilidade de alíquotas diferentes para outros impostos.

CAMPOS DE ICMS E IPI Os valores relativos ao ICMS e IPI devem ser destacados. Exceto nos casos previstos na legislação, referidos campos são utilizados pelo fisco para apuração dos impostos e, na falta destes, certamente será aplicada alguma penalidade.

NOTAS DE TRANSFERÊNCIA As transferências de produtos/mercadorias devem ser feitas com extremo cuidado, uma vez que a suspensão ou isenção de impostos obedece a diferentes critérios. Quando efetivamente a transferência estiver coberta por algum tipo de suspensão ou isenção de imposto é obrigatório indicar, no corpo da nota fiscal, qual o dispositivo legal que assegura referido benefício.

QUANTIDADE DE VIAS A quantidade de vias necessárias varia de acordo com a empresa (controles internos, procedimento contábeis, etc). O emitende deve considerar como regra geral: 1 via permanecerá fixa (arquivo da empresa), 2 vias acompanharão o produto quando do transporte do mesmo, 1 via será encaminhad à área fiscal. As vendas realizadas para outros estados estão sujeitas a inspeção nas divisas de estado e, neste momento, uma via da nota fiscal é retida pela autoridade competente. Quando for confeccionar os impressos fiscais é necessário avaliar detalhadamente os critérios que serão aplicados pela empresa.